Was Zeiterfassung pro Nutzer bei 5, 10 und 25 Personen kostet

Wer nach „time tracking software pricing per user“ sucht, braucht konkrete Gesamtkosten statt eines isolierten Preises pro Lizenz. Die folgende Rechnung zeigt, wie sich Nutzerzahl, Abrechnungszeitraum und benötigte Reporting-Funktionen auf die Kosten von Toggl Track auswirken. Preisstand ist der 22. Juli 2026.

Kosten für 5, 10 und 25 Nutzer im Vergleich

Toggl Track berechnet kostenpflichtige Tarife pro Lizenz. Jede Person in der Organisation belegt eine Lizenz. Auch nicht zugewiesene, aber weiterhin im Abonnement vorhandene Lizenzen können berechnet werden.

Die regulären Preise betragen laut Anbieter:

Tarif	Monatliche Abrechnung	Jährliche Abrechnung, effektiver Monatspreis
Starter	12 € pro Lizenz	9 € pro Lizenz
Premium	20 € pro Lizenz	18 € pro Lizenz
Enterprise	individuelles Angebot	individuelles Angebot

Daraus ergeben sich folgende Teamkosten:

Nutzer	Starter monatlich	Starter jährlich	Premium monatlich	Premium jährlich
5	60 € pro Monat	45 € pro Monat, 540 € pro Jahr	100 € pro Monat	90 € pro Monat, 1.080 € pro Jahr
10	120 € pro Monat	90 € pro Monat, 1.080 € pro Jahr	200 € pro Monat	180 € pro Monat, 2.160 € pro Jahr
25	300 € pro Monat	225 € pro Monat, 2.700 € pro Jahr	500 € pro Monat	450 € pro Monat, 5.400 € pro Jahr

Die jährliche Abrechnung spart beim Starter-Tarif 3 € pro Person und Monat. Bei Premium beträgt der reguläre Unterschied 2 € pro Person und Monat. Zeitlich begrenzte Einführungspreise können das erste Vertragsjahr günstiger machen, sollten aber nicht als dauerhafte Kosten angesetzt werden.

Der benötigte Funktionsumfang entscheidet über den effektiven Preis

Ein niedriger Lizenzpreis hilft wenig, wenn für Projektbudgets oder Kundenabrechnungen ein höherer Tarif erforderlich ist. Unser Kostenrechner prüft deshalb mindestens 18 Kombinationen. Er verbindet drei Teamgrößen mit zwei Abrechnungsarten und drei Funktionsprofilen:

Funktionsprofil	Typische Anforderungen	Passender Toggl-Tarif
Einfache Zeiterfassung	Timer, manuelle Einträge, grundlegende Berichte	Free, sofern die aktuelle Nutzergrenze ausreicht
Kundenabrechnung	abrechenbare Zeiten, Stundensätze, Projektbudgets, Umsatzberichte	Starter
Controlling und Freigaben	Profitabilität, Lohnkosten, Festpreisprojekte, Genehmigungen, geplante Berichte	Premium

Für eine Agentur mit zehn Personen kostet reine Zeiterfassung möglicherweise nichts, sofern das Team innerhalb der aktuellen Grenze des Free-Tarifs bleibt. Sobald abrechenbare Stundensätze und Budgetwarnungen benötigt werden, liegt der realistische Einstieg bei 90 € effektiv pro Monat mit jährlicher Starter-Abrechnung.

Wer Festpreisprojekte, Profitabilitätswerte oder die Freigabe von Stundenzetteln benötigt, muss Premium kalkulieren. Bei zehn Personen sind das regulär 180 € effektiv pro Monat bei jährlicher Zahlung. Die breitere Einordnung verschiedener Anbieter und Tarifmodelle findest du im großen Vergleich der Zeiterfassungstools für Agenturen.

Was im identischen Projektabrechnungs-Test ohne Upgrade möglich ist

Für jedes geprüfte Tool wird derselbe Ablauf dokumentiert: Zeiten erfassen, Einträge als abrechenbar markieren, das Projektbudget prüfen und anschließend eine Rechnung exportieren. Dadurch zeigt der Vergleich, welcher Tarif den vollständigen Arbeitsablauf abdeckt und an welcher Stelle ein Upgrade nötig wird.

Bei Toggl Track ergibt sich für den Starter-Tarif folgendes Bild:

Arbeitsschritt	Ohne Wechsel zu Premium möglich?	Einordnung
Zeit per Timer oder manuell erfassen	Ja	Web-, Desktop- und mobile Anwendungen werden unterstützt
Zeit als abrechenbar markieren	Ja	Abrechenbare Raten gehören zum Starter-Tarif
Stundenbudget prüfen	Ja	Projektzeitschätzungen und Warnungen sind enthalten
Rechnung aus einem Bericht erstellen	Ja	Berichtszeiten und abrechenbare Beträge können in eine Rechnung übernommen werden
Rechnung an QuickBooks Online senden	Ja	Die native QuickBooks-Integration ist in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar
Festpreisbudget und Profitabilität auswerten	Nein	Dafür wird Premium benötigt

Für eine klassische Abrechnung nach Stunden reicht Starter damit in der Regel aus. Premium wird relevant, wenn ein Budget nicht nur in Stunden, sondern als Festpreis geführt werden soll oder wenn Kosten, Gewinn und Profitabilität Teil des Projektcontrollings sind.

Diese Nebenkosten gehören in die Kalkulation

Der Listenpreis bildet nur die Lizenzen ab. Für einen belastbaren Vergleich sollten zusätzlich folgende Punkte geprüft werden:

Umsatzsteuer: Die Tabellenwerte sind Tarifpreise. Der tatsächliche Rechnungsbetrag hängt von Steuerstatus und Rechnungsland ab.
Ungenutzte Lizenzen: Das Entfernen oder Deaktivieren eines Mitglieds löscht eine freigewordene Lizenz nicht zwingend aus dem Abonnement. Nicht mehr benötigte Lizenzen müssen vor der Verlängerung geprüft werden.
Externe Buchhaltung: QuickBooks Online oder andere angebundene Systeme haben eigene Abonnementkosten.
Jährliche Bindung: Der niedrigere effektive Monatspreis setzt eine Jahresabrechnung voraus. Bei schwankender Teamgröße kann ein monatlicher Tarif trotz höherem Stückpreis flexibler sein.
Funktionsbedingte Upgrades: Eine einzelne Premium-Anforderung kann den Preis für sämtliche benötigten Lizenzen erhöhen.

Bei 25 Personen kostet der Wechsel von Starter zu Premium bei regulärer jährlicher Abrechnung 225 € zusätzlich pro Monat. Deshalb sollte vor der Tarifwahl geklärt werden, ob beispielsweise Festpreisprojekte oder Genehmigungen tatsächlich für das gesamte Team erforderlich sind.

Häufige Fragen

Wird bei Toggl Track jeder aktive Nutzer berechnet?

In einem kostenpflichtigen Tarif benötigt jedes Mitglied eine Lizenz. Auch freie, nicht entfernte Lizenzen können weiter berechnet werden. Kostenlose Zusatzplätze innerhalb eines bezahlten Tarifs gibt es nicht.

Welcher Tarif reicht für die Abrechnung von Kundenstunden?

Starter deckt die übliche Abrechnung nach Zeit ab. Dazu gehören abrechenbare Raten, Projektzeitschätzungen, Budgetwarnungen und umsatzbezogene Berichte. Rechnungen können aus gefilterten Berichten erstellt werden.

Wann lohnt sich Premium statt Starter?

Premium ist erforderlich, wenn das Team Festpreisprojekte, Profitabilitätsanalysen, historische Stundensätze, geplante Berichte, Stundenzettel-Freigaben oder strengere Regeln zur Datenqualität benötigt. Der Mehrpreis sollte gegen genau diese Funktionen gerechnet werden.

Wie berechne ich den effektiven Preis pro Nutzer?

Bei monatlicher Zahlung entspricht er dem ausgewiesenen Lizenzpreis. Bei jährlicher Zahlung wird der Gesamtpreis durch zwölf Monate und anschließend durch die Zahl der benötigten Lizenzen geteilt. Zusatzkosten für Buchhaltungssoftware, Steuern und ungenutzte Lizenzen gehören separat in die Rechnung.